Når tidsregistreringen kun findes til ét styresystem

Kategorien: appen, der er født på én platform

Klokly udgiver denne artikel og sælger selv et tidsregistreringsværktøj. Vi tjener penge, hvis du vælger os. Læs argumentet med det i baghovedet.

Kategorien er nem at genkende. En enkelt udvikler eller et lille studie bygger en app til den maskine, de selv sidder ved. Den starter i menulinjen, husker genvejstasterne, synkroniserer via iCloud og ser ud, som om den hører til i systemet. Den er hurtig, fordi den kun skal være ét sted. Den er smuk, fordi der ikke er en webversion, der skal se rimelig ud i Firefox på Windows.

Tiltrækningen er ægte. Den, der vælger sådan en app, vælger den, fordi den føles rigtig. To tastetryk, og timen kører. Ingen login, ingen browserfane, ingen ventetid.

Problemet opstår i det øjeblik, valget holder op med at være personligt. Et værktøj, du bruger alene, må gerne kræve præcis den maskine, du har. Et system, hele afdelingen skal registrere timer i, stiller et andet krav — og det er et andet slags valg, selvom appen er den samme.

Blandet hardware er reglen, ikke undtagelsen

Tag et reklamebureau med fjorten ansatte. To designere og en art director sidder på MacBook Pro. Projektlederen har en Windows-bærbar, fordi kunden sender regneark, der skal åbnes uden overraskelser. Bogholderen kører Windows, fordi økonomisystemet gør det. To udviklere kører Linux. Og de fire freelancere, der er inde i tre måneder ad gangen, kommer med den maskine, de nu har.

Det er ikke et rodet setup. Det er et almindeligt setup. Hardware bliver købt over år, af forskellige mennesker, til forskellige opgaver. Ingen sætter sig ned og beslutter, at firmaet skal være på blandet platform — det bliver det bare, fordi indkøb følger behov og ikke en plan.

Så kommer tidsregistreringen. Designerne elsker den nye app: den ligger i menulinjen, den starter og stopper med en genvej, den ser godt ud. Projektlederen kan hente en webudgave, hvis der findes en. Bogholderen skriver timer i et regneark. Freelancerne sender en mail med en opsummering ved månedens slutning.

Nu har firmaet ikke ét system. Det har tre kanaler ind til de samme timer, og kun én af dem er den, ledelsen tror, de bruger. Se tidsregistrering for teams for hvad det koster i praksis, når data kommer ind ad flere døre.

Hvad der sker med timerne, når halvdelen står udenfor

Splittet ser sjældent dramatisk ud i starten. Designeren logger tre timer på kampagnemateriale direkte i appen, mens hun arbejder. Udvikleren på Windows skriver "ca. 6 timer på integrationen i dag" i en Slack-tråd torsdag aften. Den eksterne konsulent på Linux sender et regneark den sidste hverdag i måneden.

Tre kvaliteter af data, altså. Den første er registreret samtidig med arbejdet og har en opgave hængt på. Den anden er et rundet skøn fra hukommelsen. Den tredje er et skøn over en hel måned, lavet af en person, der ikke har adgang til at se, hvad der er faktureret før.

Konsekvensen rammer fakturaen. Når bogholderen skal fakturere kunden, findes halvdelen af timerne i systemet og halvdelen i indbakken. Nogen skal sidde og flytte dem manuelt, og det er i den flytning, timerne forsvinder. Slack-tråden bliver læst forkert. Regnearket kommer for sent til fakturakørslen og ryger med næste måned, hvor kunden ikke længere kan genkende arbejdet.

Det er ikke et disciplinproblem. Det er et adgangsproblem. Folk, der ikke kan komme ind i systemet, opfinder deres egen registrering, og deres tal bliver aldrig lige så gode. Mere om samlingen af timer til faktura i tidsregistrering til fakturering uden rod.

Licenser, du ikke kan styre samlet

Platformlåsen har en administrativ bagside, som sjældent står i beslutningsoplægget. Når appen kun findes til én platform, ender I med to ordninger. Den ene er firmaets: fakturaer, brugere, roller. Den anden er alt det andet — en Windows-designer, der har fået et regneark, en freelancer med sit eget abonnement, en projektleder, der bruger appen på sin private Apple-konto, fordi købet lå der i forvejen.

Det gør tre ting svære. I ved ikke præcis, hvem der har adgang lige nu. I kan ikke fjerne adgang på én gang, når nogen stopper — den private konto følger med ud af døren, og timerne kan følge med. Og I kan ikke se den samlede udgift, fordi en del af den ligger som småbeløb på personlige kort, der bliver refunderet.

Et fælles system løser ikke alt, men det flytter adgangen ét sted hen: en brugerliste, en faktura, en knap til at lukke ned. Mere om det i administration af brugerlicenser uden rod.

Den ærlige indvending: native apps er bedre apps

Modargumentet er stærkt, og det skal have plads. En app bygget til ét styresystem er næsten altid hurtigere og mere behagelig at bruge. Ikonet ligger i menulinjen. Genvejen virker, uanset hvad du har åbent. Timeren starter, før en browserfane overhovedet er indlæst. Den husker, at du var væk fra maskinen i 40 minutter, og spørger, hvad de skal bogføres på. Den slags detaljer er ikke pynt. De afgør, om en udvikler faktisk registrerer sine timer om onsdagen eller gætter dem om fredagen.

Værktøjer i browseren — Klokly inklusive — betaler en pris her. Vi har ikke en global tastaturgenvej, der virker midt i et andet program. Vi kan ikke se, at din maskine har været i dvale. Du skal have en fane åben eller en app installeret, og det er et sekund mere friktion end det bedste native alternativ. Det er en reel ulempe, ikke en detalje.

Spørgsmålet er bare, hvad man optimerer for. Den bedste oplevelse for de fem, der har den rigtige maskine, eller en brugbar oplevelse for alle sytten. Mere om den forskel i tidsregistrering er ikke et personligt værktøj.

Hvad et fælles system skal kunne, uanset maskine

Fem krav er nok. De handler ikke om design, men om hvem der kan komme ind.

1. Samme funktion i browseren som i appen. Der må gerne være en native app. Men den, der sidder på en Windows-maskine eller en gammel Chromebook, skal kunne starte en timer, rette en post i går og se sin uge. Ikke en beskåret "web-visning" med halvdelen af knapperne.

2. Telefonen skal kunne stå alene. En elektriker på en tagkonstruktion åbner ikke en laptop. Hvis mobilen kun kan vise timer, andre har indtastet, er den ikke et registreringsværktøj.

3. Timerne skal kunne komme ud i et format, alle kan læse. CSV eller Excel. Ikke et proprietært format, der kun åbner i leverandørens egen rapportmodul. Mere om vejen fra timer til faktura i tidsregistrering til fakturering uden rod.

4. Det skal virke, når nettet ikke gør. Kælder, lastbil, tog. Posten skal kunne skrives og synkronisere senere. Vi har skrevet mere om, hvad det reelt kræver, i tidsregistrering der virker offline.

5. Brugere skal kunne oprettes og slukkes ét sted. Én liste, én administrator, én faktura. Ikke seks App Store-kvitteringer og et regneark.

Klokly opfylder de fem. Det gør en del andre værktøjer også. Pointen er ikke, at listen peger på os — den peger væk fra alt, der starter med at spørge, hvilken maskine du har.

Her passer Klokly ikke

Vi sælger Klokly, så det følgende er det, vi hellere vil sige selv end lade dig opdage i uge tre.

Der er ingen permanent gratis plan. Du får 14 dage uden betalingskort, og så koster det. Er budgettet nul kroner, og skal det blive ved med at være nul, så skal du kigge et andet sted hen — der findes værktøjer med rigtige gratisplaner, og vi konkurrerer ikke på det punkt. Vi har skrevet om afvejningen i gratis tidsregistrering.

Vi har ingen integration til e-conomic, Dinero eller Billy. Timerne kommer ud som CSV, og nogen skal ind i regnskabsprogrammet med dem. Fakturerer I hver måned på mange sager, bliver det et manuelt led, I selv skal holde styr på.

Vi har ingen sagsstyring. Ingen materialer, ingen kørsel, ingen tillæg. Skal en montør registrere fire timer, 60 kilometer og to meter kabel på samme sag, er det ikke os. Det er noget i retning af Intempus eller TimeLog — tjek selv hos dem, hvad de dækker i dag.

Og prisen er i dollar. Beløbet på fakturaen svinger med kursen. Det er ikke en detalje, hvis I budgetterer stramt i kroner.

Det du selv skal tjekke, før I køber licenser

Tag listen med til demoen. Bed om svar, mens skærmen deles, ikke i en mail bagefter.

1. Hvilke platforme findes klienten til i dag — og hvad sker der for dem, der ikke har den? Er webversionen ligeværdig, eller er den en nødløsning?
2. Kan en medarbejder registrere timer uden at installere noget? Test det på en Windows-maskine og en Android-telefon under mødet.
3. Hvad koster en bruger, der kun godkender timer én gang om måneden? Nogle leverandører tager fuld pris, andre har en billigere rolle.
4. Hvordan fjerner I en bruger, når nogen stopper? Sker det med det samme, eller først ved næste fornyelse?
5. Hvordan kommer timerne over i jeres økonomisystem? Integration, API eller CSV — og hvem vedligeholder den.
6. Hvad står der i kontrakten om opsigelse og dataeksport?

Det gælder også TimeLog og Intempus, og det gælder os. Priser, planer og platforme ændrer sig, så tjek dem hos leverandøren selv den dag I beslutter. Vores egne huller står i afsnittet ovenfor. Se også administration af brugerlicenser uden rod.

Ofte stillede spørgsmål

Kan man bruge en tidsregistrerings-app til Mac som firmasystem?

En Mac-app kan sagtens fungere som firmasystem, hvis alle i firmaet sidder på Mac — og det gør de sjældent. I et typisk bureau har designerne MacBook, projektlederen en Windows-bærbar, udviklerne Linux, og freelancerne kommer med den maskine, de nu har. De, der ikke kan komme ind i appen, opfinder deres egen registrering i regneark, Slack-beskeder og mails, og de tal bliver aldrig lige så præcise. Test derfor altid, om der findes en fuld webudgave med de samme funktioner, eller om webdelen bare er en beskåret visning.

Hvad koster det, når halvdelen af teamet ikke kan bruge samme tidsregistrering?

Prisen betales på fakturaen, ikke på licensen. Halvdelen af timerne ligger i systemet, registreret mens arbejdet skete og hængt op på en opgave. Den anden halvdel er runde skøn fra hukommelsen i en Slack-tråd eller et regneark, der lander efter fakturakørslen og først kommer med næste måned, hvor kunden ikke længere kan genkende arbejdet. Nogen skal flytte dem manuelt, og det er i den flytning, timerne forsvinder.

Skal tidsregistrering køre i browseren eller som installeret app?

Vælg efter hvem der skal registrere, ikke efter hvad der føles bedst. En installeret app til ét styresystem er næsten altid hurtigere: global genvejstast, ikon i menulinjen, og den opdager, at maskinen har været i dvale. Browserbaserede værktøjer, Klokly inklusive, mangler den slags og koster et sekund mere friktion. Til gengæld kan alle komme ind, uanset om de sidder på Windows, Linux eller en gammel Chromebook — og det afgør, om timerne overhovedet bliver registreret.

Virker browserbaseret tidsregistrering, når nettet falder ud?

Det afhænger af værktøjet, og det skal testes, ikke antages. Et brugbart system lader dig skrive posten i kælderen, i lastbilen eller i toget og synkroniserer den, når forbindelsen er der igen. Bed om at se det live under demoen: slå nettet fra på en telefon, start en timer, og tænd igen. Gør det både hos Klokly og hos de leverandører, I sammenligner med.

Hvordan samler man timer fra flere forskellige værktøjer til én faktura?

Den holdbare løsning er at fjerne de flere værktøjer, ikke at bygge en bedre samleproces. Så længe timerne kommer ind ad tre døre — app, Slack og regneark — skal nogen flytte dem manuelt hver måned, og det er dér, poster bliver læst forkert eller kommer for sent. Kræv i stedet et system, alle kan komme ind i uanset maskine, og som kan eksportere til CSV eller Excel. Klokly har ingen integration til e-conomic, Dinero eller Billy, så hos os er CSV vejen ud, og nogen skal ind i regnskabsprogrammet med tallene.

Hvad koster Klokly, og er der en gratis plan?

Klokly koster fra omkring 2 euro per bruger per måned efter 14 dages gratis prøve uden betalingskort. Der er ingen permanent gratis plan — skal budgettet blive ved med at være nul kroner, findes der andre værktøjer med rigtige gratisplaner, og vi konkurrerer ikke på det punkt. Prisen er ikke i kroner, så beløbet på fakturaen svinger med kursen, hvilket betyder noget, hvis I budgetterer stramt. Klokly sælger selv værktøjet og tjener penge, hvis du vælger os.

Flere guides