Tidsregistrering er ikke et personligt produktivitetsværktøj

Kategorien: timeren, der bor på én maskine

Du kender den. Et lille ikon i menulinjen, en genvejstast, en liste over dagens opgaver i pæn typografi. Du starter timeren, når du åbner Figma, og stopper den, når du går til frokost. Om aftenen får du en graf over din uge. Måske en pæn påmindelse om, at du har brugt fire timer på Slack.

Præmissen bag den kategori er, at problemet er dig. At du ikke ved, hvor dine timer bliver af, og at bevidsthed er løsningen. Det er en rimelig præmis, hvis du er freelancer med tre kunder, eller hvis du forsøger at finde ud af, hvorfor tirsdage forsvinder.

Men bemærk, hvad præmissen ikke rummer: nogen anden. Dataene ligger på din maskine, i din konto, i dit format. De er skrevet til dine øjne. Der er ikke tænkt en kollega ind, ikke en projektleder, ikke en bogholder, der skal have timer ud til den femtende.

Det er ikke en fejl i produkterne. Det er kategoriens definition. Problemet opstår først, når et team prøver at bruge fem af dem som ét system.

Tre spørgsmål en personlig timer ikke kan besvare

De tre spørgsmål har ikke noget med disciplin at gøre. De handler om, at data ligger fem forskellige steder.

1. Hvor mange timer har vi brugt på kunde Nordlys i denne måned?

Designeren har 14 timer. Udvikleren tror, hun har omkring 20, men hun kaldte kunden "Nordlys A/S" i tre uger og "NLS" i den fjerde. Projektlederen har ikke registreret noget, fordi han var i møder. Svaret findes ikke — det skal rekonstrueres, og rekonstruktionen tager en time i sig selv.

2. Er der nogen, der er overbooket næste uge?

En personlig timer måler fortid for én person. Den ved ikke, at den samme udvikler er lovet væk til to projekter samtidig, fordi to forskellige mennesker lovede det. Det spørgsmål kræver, at alles timer og aftaler ligger i samme tabel. Vi har skrevet mere om det i hvem er fuldt booket.

3. Hvad kan vi fakturere, og hvad kan vi ikke?

Fakturerbar og ikke-fakturerbar tid er en aftale mellem mennesker, ikke en indstilling på én maskine. Når hver person selv afgør, hvad der tæller, får I fem definitioner. Fakturaen bliver enten for lav, eller den bliver diskuteret med kunden bagefter.

Ingen af de tre spørgsmål er urimelige. De stilles i alle bureauer hver måned. En personlig timer er bare ikke bygget til at svare på dem.

En fredag hos et bureau med fem ansatte

Klokken er 14.30 fredag. Fakturaen til den største kunde skal sendes inden weekenden, og bogholderen mangler timer fra alle fem.

Designeren har 3,5 timer på kampagnemateriale liggende i en menu bar-timer på sin private MacBook. Hun er hjemme med et sygt barn og svarer på Slack en gang i timen. Udvikleren har brugt et andet værktøj, som eksporterer i sit eget format, hvor projektnavnet står som "Kunde – ny" og ikke matcher noget i regnskabet. Projektlederen har skrevet timerne i hånden i en notesbog, fordi hun sad i møder hele torsdag. Praktikanten har glemt at starte timeren tre dage i træk og gætter nu baglæns ud fra sin kalender. Partneren har ikke registreret noget siden onsdag, fordi han var hos kunden.

Bogholderen bygger derfor en fakturagrundlag i et regneark ved at klippe fra fem kilder. Det tager halvanden time. To poster ser forkerte ud, men ingen kan huske nok til at afgøre det, så de rundes ned. Det er ikke sjusk. Det er fem mennesker, der hver især har registreret deres tid præcist — i fem adskilte systemer.

Mere om hvordan det samles: tidsregistrering til fakturering uden rod.

Eksport er en bro, ikke en samling

Modsvaret er altid det samme: alle kan da eksportere. Og ja, de fleste personlige timere kan sende en CSV-fil. Men en eksport er en bro mellem to systemer, ikke et sted hvor timerne bor sammen.

Kæden ser typisk sådan ud: fem personer eksporterer hver sin fil, én person åbner dem i et regneark, retter kundenavne så de matcher, retter datoformater, retter kommaer der er blevet punktummer, og klistrer det hele sammen. Fejlkilderne er velkendte:

• Kunden heder "Nordisk Møbel" i én fil og "Nordisk Møbler A/S" i en anden.
• To personer har brugt samme opgavenavn til to forskellige ting.
• Én har glemt at eksportere den sidste uge.
• Regnearket bliver rettet i, og der findes nu to versioner af sandheden.
• Ingen kan bagefter se, hvem der ændrede hvad.

Det skal siges lige ud: Klokly eksporterer også CSV, og vi har ingen integration til e-conomic, Dinero eller Billy. Broen til bogholderiet er stadig en fil. Forskellen er, at der kun er én fil, og at de fem personers timer er blevet samlet og navngivet ens, før filen bliver lavet.

Fælles data er ikke det samme som overvågning

Den mest almindelige indvending mod fælles tidsregistrering er, at det bliver et kontrolværktøj. Det er en reel bekymring, og den bør besvares konkret i stedet for med forsikringer.

Der er forskel på tre ting. At vide, at der er brugt 14 timer på kunde A i denne uge, er en oplysning om et projekt. At vide, at Marie brugte tre af dem på kampagnematerialet, er en oplysning om fordeling af arbejde — den skal en projektleder ofte have for at kunne planlægge næste uge. At vide, hvornår Marie åbnede sin computer, hvilke programmer hun havde åbne, og hvor længe hun var inaktiv, er noget helt andet. Det er sporing, og det giver ingen bedre faktura.

Grænsen ligger ikke i, om data er fælles. Den ligger i, hvor finkornet de er, og om de er registreret af et menneske eller opsamlet automatisk. Timer, som folk selv skriver på et projekt, er en påstand, de kan stå ved. Skærmaktivitet, som et program har målt, er noget, de skal forsvare sig imod.

Vi har skrevet mere om, hvorfor automatisk opsamling ofte løser det forkerte problem: automatisk tidsregistrering.

Den ærlige indvending: den personlige timer bliver faktisk brugt

Den stærkeste indvending mod alt det ovenstående er banal: en personlig timer bliver brugt. Den ligger to tastetryk væk, den spørger ikke om kunde, projekt og opgavetype, og den kræver ikke at nogen har oprettet sagen først. En udvikler, der starter og stopper en timer tolv gange på en dag, gør det kun, hvis det koster under et sekund hver gang.

Fælles værktøjer taber ofte præcis der. Når felterne skal udfyldes, og projektlisten er rodet, bliver registreringen udskudt til fredag og gættet bagefter. Så har man et pænt fælles system fyldt med runde tal. Det er værre end en privat timer med rigtige tal i, fordi det ser troværdigt ud.

Så kravet til et team-værktøj er ikke flere felter. Det er, at registreringen skal være næsten lige så billig som i den private timer, og at strukturen skal være sat op på forhånd. Vi har skrevet om, hvordan man holder projektstrukturen enkel nok til at folk faktisk bruger den, i tidsregistrering for teams.

Hvor Klokly ikke passer

Det argument gælder ikke automatisk til vores fordel. Der er situationer, hvor Klokly er det forkerte valg, og de er lette at genkende.

• I skal have noget gratis permanent. Klokly har 14 dages prøveperiode uden betalingskort, og derefter koster det penge. Skal budgettet være nul, er der bedre muligheder — vi har samlet dem i gratis tidsregistrering.
• I bogfører i e-conomic, Dinero eller Billy og vil have timerne ind automatisk. Vi har ingen integration. Timerne kommer ud som CSV, og nogen skal håndtere filen. For et bureau med to fakturaer om måneden er det fint. Har I fyrre, er det ikke.
• I har brug for sagsstyring. Materialer, kørsel, tilbud, opfølgning på sager. Det laver vi ikke. Der er danske systemer bygget til netop det — TimeLog og Tidsmester er to navne, man støder på, og deres funktionslister bør du læse hos dem selv, for de flytter sig.
• Prisen er i dollar. Kursen svinger, og det gør regningen også.

Er ingen af de fire et problem, er samtalen værd at tage.

Hvad du selv skal tjekke, før I vælger fælles værktøj

Tjek det her selv, hos leverandøren, og med jeres egne tal — ikke ud fra en sammenligningsartikel, heller ikke denne.

1. Pris i den valuta, I bogfører i. Vores pris er i dollar. Danske udbydere som TimeLog og Tidsmester prissætter typisk i kroner, men beløb, plantrin og hvad der er inkluderet ændrer sig. Hent det aktuelle fra deres egne prissider.
2. Vejen fra timer til faktura. Har I e-conomic, Dinero eller Billy, så spørg konkret: findes der en integration, eller er det CSV? Hos os er det CSV. Se tidsregistrering til fakturering uden rod.
3. Hvad I faktisk skal fakturere på. Kun timer, eller også materialer og kørsel? Skal I have sagsstyring, er vi det forkerte valg.
4. Om alle fem kan se det samme. Bed om en prøve, hvor to kolleger registrerer i en uge, og se om ugen kan læses samlet: tidsregistrering for teams.
5. Hvad en gratis plan dækker. Vi har ingen — kun 14 dage uden kort. Andre har. Læs gratis tidsregistrering.

Ofte stillede spørgsmål

Kan en personlig timer bruges til at fakturere kunder i et team?

En personlig timer kan bruges til fakturering, hvis kun én person skal fakturere sin egen tid. Så snart fem personer har hver sin timer, skal timerne samles i hånden: kundenavne skrives forskelligt, datoformater matcher ikke, og en enkelt person mangler den sidste uge. Det er ikke sjusk, men fem adskilte systemer, der hver især er præcise. Det, der forsvinder, er ét sted hvor alle timer bor sammen og er navngivet ens, før fakturaen laves.

Hvad er forskellen på en menu bar-timer og et tidsregistreringssystem til teams?

En menu bar-timer er bygget til én persons øjne: data ligger på din maskine, i din konto, i dit format, og der er ikke tænkt en kollega, en projektleder eller en bogholder ind. Et system til teams er bygget til, at flere personers timer ligger i samme tabel, så man kan svare på hvor mange timer der er brugt på en kunde, og hvem der er overbooket næste uge. Prisen for det fælles er, at strukturen skal være sat op på forhånd. Til gengæld kan en menu bar-timer startes på under et sekund, og det er dens reelle styrke.

Skal alle i teamet bruge samme tidsregistreringsværktøj?

Alle skal bruge samme værktøj, hvis I skal kunne svare på, hvor mange timer der er gået på en kunde, uden at rekonstruere det. Med fem forskellige værktøjer skal nogen klippe fem eksportfiler sammen i et regneark, rette kundenavne så de matcher, og bagefter kan ingen se, hvem der ændrede hvad. Bruger I det samme, findes svaret ét sted. Klokly, som udgiver dette og tjener penge, hvis I vælger os, er bygget til netop den samling — men CSV-filen til bogholderiet skal stadig håndteres manuelt, for vi har ingen integration til e-conomic, Dinero eller Billy.

Betyder fælles tidsregistrering, at chefen kan se, hvad jeg laver?

Fælles tidsregistrering betyder, at kolleger kan se, hvor mange timer der er skrevet på hvilke projekter — ikke hvad der foregik på din skærm. Der er forskel på tre ting: at der er brugt 14 timer på en kunde, at tre af dem er dine, og at et program har målt, hvornår du åbnede computeren og hvor længe du var inaktiv. Det sidste er sporing og giver ingen bedre faktura. Timer, du selv skriver, er en påstand du kan stå ved; automatisk opsamlet skærmaktivitet er noget, du skal forsvare dig imod.

Hvordan får jeg timer fra flere personer samlet til én faktura?

Timer fra flere personer samles pålideligt kun, hvis de registreres i samme system med samme kunde- og projektnavne fra starten. Alternativet er fem eksportfiler, der bliver klistret sammen i et regneark, hvor to poster ser forkerte ud og bliver rundet ned, fordi ingen kan huske nok til at afgøre det. Aftal desuden på forhånd, hvad der er fakturerbart, ellers får I fem definitioner. Klokly samler timerne og sender dem ud som CSV — der er ingen integration til e-conomic, Dinero eller Billy, så nogen skal stadig håndtere filen.

Hvornår er en simpel timer på egen computer nok?

En simpel timer på egen computer er nok, hvis du er alene om at registrere og alene om at fakturere — freelancer med tre kunder, eller hvis du blot vil finde ud af, hvor tirsdagene forsvinder. Den er også nok, hvis budgettet skal være nul, for Klokly har kun 14 dages prøveperiode uden betalingskort og koster derefter penge. Den holder op med at være nok i det øjeblik, en anden person skal kunne læse dine timer: en projektleder, der planlægger næste uge, eller en bogholder, der skal have grundlag til den femtende.

Flere guides