Hvem er fuldt booket? Spørg timerne, ikke planen

Bemandingsplanen er et ønske. Timerne er et faktum

En bemandingsplan bliver lagt på et tidspunkt, hvor ingen ved, hvad der sker. Den siger: sådan tror vi, ugen bliver. Grafikeren har 12 timer til det nye kampagnemateriale, udvikleren har tre dage til integrationen, projektlederen har afsat en halv dag til møder.

Så kommer ugen. Kunden vil have to rettelser inden fredag. Integrationen viser sig at kræve en opdatering af et bibliotek, som ingen havde regnet med. Mødet bliver to timer i stedet for en. Ingen af de tre ting bliver skrevet tilbage i planen, for planen er ikke et sted man arbejder — det er et sted man planlægger.

Timerne bliver derimod skrevet ned, fordi de skal faktureres. Grafikeren registrerer tre timer på kampagnematerialet mandag og fem timer på hasterettelserne tirsdag. Det er ikke en vurdering. Det er det, der faktisk skete, skrevet af den person der lavede arbejdet.

Så har man to datasæt om samme uge. Det ene er tre dage gammelt og aldrig blevet rettet. Det andet er fra i går. Spørgsmålet er, hvorfor man svarer på "hvem er fuldt booket" ud fra det første.

Kategorien jeg argumenterer mod: ressourceplanlægning som sit eget lag

Kategorien har et navn: ressourceplanlægning. Idéen er, at bemanding er sin egen disciplin med sit eget datasæt. Man lægger uger ud i felter, fordeler procenter, sætter roller på projekter og får en farvet oversigt over, hvem der er 80 og hvem der er 120 procent booket. I mange værktøjer er det et separat modul, man kan slå til, med sin egen adgangsstyring og sine egne rapporter.

Problemet er ikke oversigten. Problemet er, at planen kun er sand, hvis nogen retter den, hver gang virkeligheden flytter sig. Og virkeligheden flytter sig om onsdagen, når kunden ringer. Ingen projektleder jeg har mødt går tilbage og nedskriver grafikerens tilgængelighed fra 12 til 4 timer, fordi der kom to hasterettelser ind. De timer bliver skrevet på projektet, fordi de skal faktureres. De bliver ikke skrevet i planen, fordi planen ikke betaler regninger.

Flere danske leverandører markedsfører planlægning som en del af pakken — TimeLog er det tydeligste eksempel, og du finder varianter hos andre. Hvad modulet dækker, og om det opdaterer sig selv ud fra registrerede timer, skal du tjekke direkte hos dem. Det ændrer sig.

Og for at holde samme målestok: Klokly har slet ikke et planlægningslag. Vi har projektbaseret tidsregistrering og et budget per projekt. Det er hele svaret.

Ét datasæt, to svar: fakturaen og kapaciteten

Pointen er simpel. Når grafikeren skriver tre timer på kampagnemateriale for Nordlys, har hun leveret to oplysninger på én gang. Den ene er, at Nordlys skal faktureres for tre timer. Den anden er, at der er tre timer mindre tilbage af hendes uge. Det er samme tal. Det bliver bare læst to gange.

Det lyder banalt, men det er der, de fleste opsætninger går galt. Fakturaen bygger på registrerede timer, fordi ingen tør sende en regning baseret på et gæt. Kapaciteten bygger på planen, fordi planen er der, hvor man plejer at se fremad. Så har man to tal om samme uge, og kun det ene har en konsekvens, hvis det er forkert. Derfor bliver det andet langsomt forkert.

Hvis kapaciteten i stedet læses ud af de faktisk registrerede timer, sker der to ting. Fejlen bliver synlig med det samme, fordi hasterettelserne fra fredags dukker op som timer på et projekt, ingen havde afsat tid til. Og der er ikke længere noget lag at glemme at opdatere. Ugen fortæller sig selv.

Man mister noget ved det. Man kan ikke se en uge, der endnu ikke er sket. Til gengæld ved man præcist, hvordan de sidste fire uger så ud, og det er ofte et bedre grundlag for at sige nej til nyt arbejde. Mere om det opsæt i tidsregistrering for teams.

Sådan ser det ud i en almindelig uge

Et bureau med fem fakturerbare medarbejdere. Mandag morgen, tyve minutter, ingen separat plan.

Projektlederen åbner rapporten over de sidste fire uger, grupperet på person og kunde. Line, grafiker, har ligget på 29, 34, 31 og 33 timer registreret. Af dem er cirka 22 timer om ugen gået til den samme kunde, fordi der hele tiden kommer rettelser ind fra deres marketingafdeling. Jonas, udvikler, har ligget på 38, 37, 39 og 24 — den sidste uge var kortere på grund af en helligdag.

Så er spørgsmålet ikke længere "hvor mange timer er Line ledig?" Det er: Line har historisk 33 timer om ugen, og 22 af dem er allerede bundet af en kunde, der ikke holder op. Der er reelt 8-10 timer at give væk, ikke 12.

Når en ny opgave kommer ind onsdag, bliver den skrevet på som projekt med et estimat. Ingen flytter noget i en plan. Line registrerer sine timer på den, som hun gør på alt andet. Fredag kan projektlederen se, at estimatet på 10 timer er brugt op efter 7 timer arbejde og 3 timer møder, og at der stadig mangler to leverancer.

Det er det samme datasæt, der fredag eftermiddag går videre til faktura. Ingen dobbeltføring, ingen plan der skal rettes bagefter. Opsætningen med projekter og estimater er beskrevet i projektbaseret tidsregistrering.

Den ærlige indvending: nogle skal planlægge frem

Argumentet holder ikke for alle. Hvis du sælger et fast hold til en kunde seks måneder frem, kan du ikke læse svaret ud af timer, der endnu ikke er registreret. Timer er bagudrettede. De fortæller, hvad der skete, ikke hvad du har lovet i november.

Det gælder også, hvis du skal beslutte, om du kan tage en opgave ind i uge 42, eller om der skal hyres en freelancer. Der er en plan et rigtigt værktøj, og et bureau med 40 konsulenter og udbud på flere måneder har brug for mere end en uges historik.

Timerne er stadig kalibreringen. En plan, der aldrig bliver holdt op mod faktisk registreret tid, bliver bare mere selvsikker med årene. Så hvis du planlægger frem, så mål bagefter.

Klokly er bygget til den første situation, ikke den anden. Vi har ingen bemandingsplan og ingen kapacitetsprognose. Hvis du har brug for det, skal du se på værktøjer i den kategori — TimeLog markedsfører sig i den retning, og du bør tjekke deres aktuelle funktionsliste og priser direkte hos dem, for begge dele ændrer sig.

Hvor Klokly ikke passer

Der er flere situationer, hvor du skal vælge noget andet end os.

• Du skal have en permanent gratis plan. Klokly har 14 dages prøveperiode uden betalingskort, og derefter koster det penge. Er budgettet nul kroner, så kig på gratis tidsregistrering i stedet — der findes reelle gratisplaner, og vi er ikke en af dem.
• Timerne skal automatisk videre til e-conomic, Dinero eller Billy. Vi har ingen integration til dem. Du får timerne ud som CSV og skal selv ind i bogføringen med dem. For et bureau med 40 fakturaer om måneden er det en halv time hver gang.
• Du har brug for sagsstyring. Materialer, kørsel, tillæg, reservedele på sagen — det er ikke noget vi laver. Håndværkere og installatører skal se på Intempus eller lignende.
• Du skal dokumentere fysisk fremmøde. Vi registrerer tid på opgaver, ikke stempling ind og ud af en arbejdsplads. Se reglerne, hvis det er kravet.
• Prisen skal være i kroner. Vi afregner i dollar. Kursen svinger, og det bliver en post i regnskabet, du skal forklare.

Hvis to eller flere af punkterne rammer dig, er svaret nej. Det er hurtigere at få det afklaret nu end efter fjorten dage.

Hvad du selv skal tjekke hos leverandørerne

Priser, planlofter og integrationer ændrer sig. Derfor skriver jeg ikke, hvad TimeLog, Intempus eller Tidsmester koster eller kan i dag — tjek det på deres egne prissider og i deres dokumentation, kort før du beslutter. Samme regel gælder os: læs vores prisside frem for det her afsnit.

Stil de samme fire spørgsmål til alle fire, inklusive Klokly:

1. Kan kapacitet læses direkte af de registrerede timer, eller skal en plan vedligeholdes ved siden af?
2. Findes der en integration til dit regnskabsprogram, eller er svaret CSV? Klokly svarer CSV.
3. Hvad sker der efter prøveperioden — er der en gratis plan? Klokly har ingen.
4. Hvilken valuta faktureres du i? Vores er dollar.

Bed om at se en uge med rigtige tal, ikke en demo med pæne data. Hvis leverandøren ikke vil vise det, ved du noget. Overvejer du helt uden budget, så start i gratis tidsregistrering i stedet.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan får jeg overblik over, hvem i teamet der er fuldt booket?

Læs de registrerede timer fra de sidste fire uger, grupperet på person og kunde. Så ser du, at grafikeren typisk registrerer 33 timer om ugen, og at 22 af dem er bundet af én kunde, der bliver ved med at sende rettelser. Det giver et mere præcist billede af ledig kapacitet end en bemandingsplan, som sjældent bliver rettet, når virkeligheden flytter sig om onsdagen. Metoden virker kun bagudrettet: har du solgt et fast hold seks måneder frem, skal du bruge et rigtigt planlægningsværktøj i stedet.

Kan man bruge registrerede timer i stedet for en bemandingsplan?

Ja, hvis dit team arbejder i korte forløb og opgaverne kommer ind løbende. Når en grafiker skriver tre timer på kampagnemateriale, siger det både, at kunden skal faktureres for tre timer, og at der er tre timer mindre tilbage af ugen. Det er samme tal, læst to gange, og det slipper dig for et ekstra lag, nogen skal huske at opdatere. Det holder ikke, hvis du skal beslutte i dag, om der er plads til en opgave i uge 42, eller om der skal hyres en freelancer — der er timer ikke nok, fordi de kun fortæller, hvad der allerede er sket.

Hvor mange timer om ugen skal en medarbejder registrere, før tallene kan bruges til kapacitet?

Der er ikke et fast minimum, men tallene skal dække hele arbejdsdagen, ikke kun det fakturerbare. Registrerer en udvikler 38 timer den ene uge og 24 den næste, fordi der var en helligdag, kan du kun bruge det, hvis du kender forklaringen. Fire ugers historik per person er et brugbart udgangspunkt, fordi det udjævner ferie, sygdom og enkeltstående hasteopgaver. Mangler møder, intern tid og administration i registreringen, ser folk mere ledige ud, end de er.

Er det overvågning at se sine kollegers timer?

Det afhænger af, hvad tallene bruges til. Bruges timerne til at fordele arbejde og til at sige nej til nye opgaver, er det bemanding. Bruges de til at sammenligne enkeltpersoner på antal fakturerbare timer uden kontekst, oplever folk det som kontrol, og så begynder registreringerne at blive pænere end virkeligheden. Aftal på forhånd, hvem der kan se hvad, og hold gennemgangen på projekt- og kundeniveau frem for på person, når det er muligt.

Hvad koster Klokly, og er der en gratis plan?

Klokly koster fra omkring 2 dollar per bruger om måneden efter 14 dages gratis prøveperiode uden betalingskort. Der er ingen permanent gratis plan — er budgettet nul kroner, skal du vælge et andet værktøj. Prisen afregnes i dollar, ikke kroner, så kursen bliver en post, du skal forklare i regnskabet. Klokly sælger produktet og tjener penge, hvis du vælger os, så tjek den aktuelle prisside frem for at stole på et tal i en tekst.

Kan jeg få timerne over i e-conomic eller Dinero?

Ikke automatisk fra Klokly. Vi har ingen integration til e-conomic, Dinero eller Billy — du eksporterer timerne som CSV og taster eller importerer dem selv i bogføringen. For et bureau med 40 fakturaer om måneden er det cirka en halv time hver gang. Skal timerne flyde direkte videre, så vælg et værktøj med en færdig integration, og bed leverandøren vise den på rigtige data, inden du beslutter.