Tidsregistreringsloven: hvad du skal have på plads

Danmark har fået et generelt krav om tidsregistrering, som gælder stort set alle virksomheder — også dem med tre ansatte og en flad struktur. Denne guide er generel information, ikke juridisk rådgivning. Men den giver dig overblikket: hvor kravet kommer fra, hvad ordene i loven faktisk betyder, og hvad du konkret skal have på plads.

Hvorfor findes tidsregistreringsloven?

Historien starter ikke i Folketinget, men ved EU-Domstolen. I sagen C-55/18 (CCOO mod Deutsche Bank, afgjort 14. maj 2019) fastslog domstolen, at medlemsstaterne skal kræve, at arbejdsgivere har et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system til at måle den daglige arbejdstid.

Logikken er enkel. EU's arbejdstidsdirektiv giver medarbejdere rettigheder: en gennemsnitlig maksimal ugentlig arbejdstid på 48 timer og regler om hviletid. Men uden registrering af arbejdstiden er de rettigheder næsten umulige at håndhæve. Hverken medarbejderen eller myndighederne kan dokumentere, om grænserne bliver overholdt. Registreringen er det, der gør rettighederne virkelige.

Danmark fulgte op med en ændring af arbejdstidsloven, som trådte i kraft 1. juli 2024. Loven kan findes på retsinformation.dk, og Arbejdstilsynet vejleder om reglerne.

Hvad betyder "objektivt, pålideligt og tilgængeligt"?

De tre ord er kernen i tidsregistreringsloven, og de stiller hver deres krav:

• Objektivt: Registreringen skal afspejle den faktiske daglige arbejdstid — ikke et groft skøn rekonstrueret ved månedens udgang.
• Pålideligt: Data må ikke kunne forsvinde eller blive ændret ubemærket. Systemet skal kunne stoles på, også om tre år.
• Tilgængeligt: Medarbejderen skal kunne se sine egne registreringer, og virksomheden skal kunne finde dem frem, hvis nogen spørger.

Loven er teknologineutral. Papir eller et regneark kan i princippet opfylde kravet. Men det er netop her, det knirker: et regneark, som alle kan overskrive, hvor formler ryger i stykker, og hvor medarbejderen skal bede om adgang, har svært ved at leve op til "pålideligt" og "tilgængeligt" i praksis. Kan det lade sig gøre? Ja. Er det den nemme vej? Sjældent.

De konkrete danske krav

Undtagelsen: selvtilrettelæggere

Loven undtager såkaldte selvtilrettelæggere — kort fortalt medarbejdere, der i det væsentlige selv tilrettelægger deres egen arbejdstid, for eksempel visse ledere. Undtagelsen er snæver, og den skal fremgå af ansættelseskontrakten. Det er ikke nok, at I "betragter" en medarbejder som selvtilrettelægger; det skal stå på skrift. Er du i tvivl, om en rolle reelt falder ind under undtagelsen, så spørg en advokat eller din arbejdsgiverorganisation.

Tjekliste: det skal du have på plads

1. Vælg et system, der reelt er objektivt, pålideligt og tilgængeligt — og som jeres medarbejdere faktisk gider bruge hver dag.
2. Afklar hvem der er selvtilrettelæggere, og sørg for, at undtagelsen står i deres ansættelseskontrakt. Alle andre skal registrere.
3. Registrér den daglige arbejdstid løbende, ikke som en rekonstruktion ved månedens udgang.
4. Giv medarbejderne adgang til deres egne registreringer — uden at de skal spørge om lov først.
5. Opbevar registreringerne i 5 år, sikkert og med styr på, hvem der kan ændre hvad.
6. Behandl registreringerne som persondata. Tidsregistreringer er omfattet af GDPR: opbevar dem sikkert, og vær klar til at udlevere en medarbejders egne data, hvis der bliver bedt om det. Læs mere i vores guide om GDPR-venlig tidsregistrering.

Kort sagt: et system, en kontraktgennemgang, en vane med daglig registrering — og ro i maven i 5 år ad gangen.

Sådan passer Klokly ind

Klokly er bygget i Danmark og designet til præcis den her slags krav — uden at tippe over i overvågning:

• Én timer, ét klik. Medarbejderen starter og stopper tiden i browseren. Registreringen sker løbende, ikke som et skøn bagefter.
• Tilgængeligt for medarbejderen. Alle kan se og eksportere deres egne data fra Settings — og slette deres egen konto igen.
• Sikker opbevaring i EU. Data hostes i Irland, og hver virksomheds data er isoleret på databaseniveau.
• Dokumentation når du skal bruge den. Eksportér printbare timesedler eller CSV, når registreringerne skal frem.
• Ingen overvågning. Ingen screenshots, ingen GPS, ingen idle-måling. Admins ser timer pr. sag — totaler, ikke personer.

Vær opmærksom på, at Klokly ikke laver alt: der er ingen fakturering, ingen projektbudgetter og ingen native mobil-apps (web-appen virker på mobilen). Til gengæld er der ingen analytics- eller tracking-cookies — og dermed heller ingen cookie-banner. Se detaljerne i vores privatlivspolitik.

Prisen er fra 2 USD pr. sæde pr. måned, og du kan starte en gratis prøveperiode på 14 dage uden kreditkort.

Kom i gang i denne uge

Kravet om tidsregistrering forsvinder ikke, og 5-års-opbevaringen betyder, at det, du sætter op nu, skal holde længe. Start med tjeklisten ovenfor: vælg systemet, ryd op i kontrakterne, og få den daglige registrering gjort til en vane. Og husk igen: dette er generel information, ikke juridisk rådgivning — konkrete tvivlsspørgsmål hører hjemme hos en advokat eller din arbejdsgiverorganisation.

Frequently asked questions

Hvem gælder tidsregistreringsloven for?

Næsten alle danske arbejdsgivere har siden 1. juli 2024 skullet registrere medarbejdernes daglige arbejdstid i et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system. Den vigtigste undtagelse er selvtilrettelæggere, og den undtagelse skal fremgå af ansættelseskontrakten.

Kan vi bruge papir eller et regneark til tidsregistrering?

I princippet ja — loven er teknologineutral. Men systemet skal reelt være objektivt, pålideligt og tilgængeligt, og et regneark, der kan overskrives, og som medarbejderne ikke selv har adgang til, har svært ved at leve op til det i praksis.

Hvor længe skal tidsregistreringer opbevares?

Registreringerne skal opbevares i 5 år, og medarbejderen skal i hele perioden kunne tilgå sine egne registreringer. Da registreringerne er persondata under GDPR, skal de også opbevares sikkert.

Hvem er selvtilrettelæggere?

Kort fortalt medarbejdere, der i det væsentlige selv tilrettelægger deres egen arbejdstid — for eksempel visse ledere. Undtagelsen er snæver og skal fremgå af ansættelseskontrakten; er du i tvivl, så spørg en advokat eller din arbejdsgiverorganisation.

Hvorfor kom kravet om tidsregistrering overhovedet?

EU-Domstolen fastslog i dommen C-55/18 (CCOO mod Deutsche Bank, 2019), at arbejdsgivere skal måle den daglige arbejdstid, så 48-timers-reglen og hviletidsreglerne i EU's arbejdstidsdirektiv kan håndhæves. Danmark gennemførte kravet med den ændrede arbejdstidslov fra 1. juli 2024.