En printbar timeseddel-skabelon, der faktisk bliver underskrevet

Det en god timeseddel skal indeholde

En timeseddel har ét job: at registrere hvem der arbejdede, hvornår, og med hvad, i en form nogen kan godkende. Hver kolonne skal tjene det job. Før I printer noget, så tjek at jeres skabelon dækker seks ting:

• Identifikation. Personens navn, team eller kunde, og ugens startdato. En seddel uden det kan ikke arkiveres, matches mod lønkørslen eller forsvares i en tvist.
• Én række pr. dag, med starttidspunkt, sluttidspunkt og ubetalte pauser registreret separat. Et enkelt slut-minus-start-tal skjuler pauser, og ubetalte pauser skal som regel trækkes fra de betalte timer.
• En kolonne til projekt eller opgave. For bureauer og konsulenter er det den kolonne, der bliver til en fakturalinje, så den fortjener sin plads.
• En daglig sum. Udregnet, ikke gættet, og til at tjekke for godkenderen på få sekunder.
• En ugentlig sum nederst, der matcher summen af dagene.
• Et underskriftsfelt med underskrift og dato for både medarbejder og godkender. En timeseddel uden underskrift er en note. En underskrevet en er et bevis.

En ugentlig timeseddel-skabelon, I kan kopiere

Genskab denne tabel i Word, Excel eller Google Docs. Sæt identifikationsfelterne over den — navn, kunde eller team, ugens startdato — og underskriftslinjerne under. Denne ugeseddel fylder én A4-side i liggende format.

Under tabellen tilføjes to linjer:

• Medarbejderens underskrift og dato
• Godkendt af og dato

Print i liggende format, så opgavekolonnen har plads til at ånde. Samme layout virker som PDF: brug "Gem som PDF" eller "Print til PDF" i stedet for papir, og vedhæft den til en mail.

Gør den månedlig

Modstå trangen til at presse en hel måned ind i én tabel. Enogtredive rækker og syv kolonner er ulæseligt på A4. Brug én ugeseddel pr. uge — det er 4-5 sedler pr. person pr. måned. Ugentlige summer lægges nemt sammen, og godkendere skriver under, mens ugen stadig er frisk i hukommelsen, frem for at skulle genskabe en hel måned på én gang.

Et groft benchmark: at udfylde en papirtimeseddel ærligt ved slutningen af hver dag tager omkring 5 minutter. At genskabe en hel uge fra hukommelsen en fredag tager nærmere 20 minutter — og er langt mindre præcist.

Almindelige fejl på en timeseddel

1. Aggressiv afrunding. At runde hver registrering op til nærmeste halve time blæser stille og roligt summerne op, og kunder lægger mærke til det. Skal I runde af, så gør det kun én gang på den ugentlige sum, og skriv reglen ned, så alle runder ens.
2. Manglende pauser. Har sedlen ingen pausekolonne, ender pauser inde i de betalte timer på nogle rækker og udenfor på andre. Inkonsekvent er værre end begge dele.
3. Intet godkendelsesfelt. Uden en navngiven godkender og en dato ejer ingen tallene, og spørgsmål måneder senere bliver til arkæologi.
4. Vage opgavebeskrivelser. "Kundearbejde" fortæller en godkender intet og gør fakturasamtalen sværere. "Forside-redesign — revisionsrunde 2" tager fem sekunder mere at skrive.
5. Regnefejl. Håndsummerede kolonner er overraskende ofte forkerte, og sjældent til nogens fordel. Det går oftest galt, når minutter skal om til decimaltal — så dobbelttjek omregningen, hvis sedlen føres i hånden. Ligger sedlen i et regneark, så lad en formel stå for summerne i stedet.
6. Udfyldning fredag efter hukommelsen. Genskabte timer er gæt klædt ud som en timeseddel. Hukommelsen er en dårlig tidtager — registrér mindst dagligt.

Hvornår en skabelon holder op med at slå til

En printbar timeseddel fungerer fint til én person og nogenlunde til tre. Derefter vokser besværet hurtigere end holdet. Tegnene går igen:

• Nogen bruger mandag formiddag på at jagte sidste uges sedler.
• Tal genindtastes fra papir eller PDF til et regneark, og fejl sniger sig ind undervejs.
• To versioner af samme uge findes, og ingen ved hvilken der blev godkendt.
• Skabelonen selv gafler — ét team tilføjer en kolonne, et andet omdøber en — og månedsafslutningen bliver et projekt for sig selv.

Intet af det betyder, at skabelonen var forkert. Det betyder, at holdet voksede. Løsningen er ikke en klogere skabelon; det er at registrere tiden én gang, ved kilden, og lade sedlen generere sig selv derfra.

Sådan genererer Klokly printbare timesedler automatisk

Klokly er en rolig tidsregistrering til teams, bygget omkring én timer og ét klik. Hver person starter timeren, når arbejdet starter — fra webappen, eller fra Chrome-udvidelsen, som også kan starte en timer ved at højreklikke på markeret tekst. Ved ugens eller månedens udgang laver Klokly registreringerne om til en printbar timeseddel: åbn den, brug browserens printdialog, og print den eller gem den som PDF. Summerne er udregnet, intet genindtastes, og en CSV-eksport dækker løn og regneark.

Opbevaring gælder, selv efter sedlen er underskrevet. Siden 1. juli 2024 skal danske arbejdsgivere have et objektivt, pålideligt tidsregistreringssystem, og registreringerne skal gemmes i mindst fem år efter den periode, de dækker, jf. Arbejdstidslovens § 4b. Læs mere om kravene i guiden om tidsregistreringsloven — printbar eller ej, gem papirsporet.

En ærlig advarsel om, hvad Klokly ikke er. Der er ingen fakturering, ingen projektbudgettering, og — med vilje — ingen skærmbilleder og ingen aktivitetsscoring. Værktøjet registrerer, hvad folk selv siger de har arbejdet på, og intet mere. Det eneste, det gør på egen hånd, er at stoppe en timer, I har glemt, efter det antal inaktive minutter I selv sætter. Data er hostet i EU, hver virksomheds data er isoleret på databaseniveau, og der findes ingen analytics- eller tracking-cookies — privatlivspolitikken er kort nok til rent faktisk at blive læst.

Prisen starter fra $2 pr. plads/måned (i dollar, ikke kroner), med 14 dages gratis prøveperiode og intet betalingskort. Pladser kan tilføjes eller fjernes når som helst, forholdsmæssigt beregnet. Vil I se, hvordan Klokly klarer sig mod navngivne konkurrenter, står Klokly vs. Toggl og Klokly vs. Clockify begge til gennemsyn.

Skabelonen ovenfor vil holde et lille team i lang tid. Når genindtastningen og jagten begynder at gøre ondt, så start en gratis prøveperiode og lad timesedlen bygge sig selv.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad skal en printbar timeseddel indeholde?

Navn, ugens startdato, én række pr. dag med start-, slut- og pausetider, en kolonne til projekt eller opgave, daglige og ugentlige summer, samt underskriftslinjer til medarbejder og godkender.

Skal pauser stå på en timeseddel?

Ja, i deres egen kolonne. Ubetalte pauser skal som regel trækkes fra de betalte timer, og registreres de separat, holdes de daglige summer ærlige og ensartede.

Hvordan laver jeg skabelonen om til en PDF?

Genskab tabellen i Word, Excel eller Google Docs, og brug derefter "Gem som PDF" eller "Print til PDF" i stedet for at printe på papir. Layoutet er identisk begge veje.

Hvor længe skal en dansk virksomhed gemme timesedler?

Mindst fem år efter den periode, registreringerne dækker, jævnfør Arbejdstidslovens § 4b — uanset om sedlen er på papir, PDF eller i en tracker.

Hvornår bør et team stoppe med en manuel timeseddel-skabelon?

Når indsamling og genindtastning tager reel tid hver uge, hvilket typisk sker et sted mellem tre og ti personer. Der fjerner en tracker, der genererer sedlen fra registreringerne — som Klokly — selve genindtastningstrinnet.

Flere guides