Tidsregistrering der virker offline er et krav, ikke en luksus

Arbejdet stopper ikke, når forbindelsen gør

En revisor sidder i et tog mellem Odense og Aarhus. Hun har lige lukket et møde og vil registrere to timer og tyve minutter på en årsrapport, mens hun husker det. Appen loader. Den bliver ved med at loade. Toget kører gennem en tunnel, og feltet med kunden er tomt igen.

En elektriker står i en kælder under et boligbyggeri. Ingen dækning, ingen wifi. Han skal skifte mellem to lejligheder tre gange på en formiddag, og hver skiftning er et stykke arbejde, der skal faktureres til hver sin lejlighed.

En designer arbejder hjemmefra på en linje, der falder ud tre gange før frokost. Hver gang mister hun den kørende timer.

I alle tre tilfælde bliver resultatet det samme: timerne bliver ikke registreret, da arbejdet skete. De bliver skrevet fredag eftermiddag ud fra kalenderen, Slack-beskeder og hukommelse. Det er ikke registrering. Det er et kvalificeret gæt, som kunden får en faktura på.

Altid-online er en designpræmis, ikke et vilkår

Mange værktøjer er bygget som en hjemmeside med en knap. Trykker du start, sendes der en anmodning til en server. Er der ingen server at nå, sker der ingenting — eller det ser ud som om der sker noget, indtil du genindlæser siden og opdager, at timeren aldrig blev sat i gang.

Det er ikke en fejl. Det er en beslutning, der er truffet et sted i udviklingen, fordi det er hurtigere at bygge, og fordi de fleste testbrugere sad på et kontor med stabilt wifi. Konsekvensen bliver bare skubbet ud til montøren i kælderen.

Danske leverandører som Intempus, Tidsmester og TimeLog løser hver deres opgave, og flere af dem har mobilbrug som en kerneidé. Vi gengiver ikke, hvad de kan offline i dag — det ændrer sig fra release til release, og et forældet svar fra os er værre end intet svar. Spørg dem direkte, og bed om at få det demonstreret med flytilstand slået til.

Stil os det samme krav. Klokly skal kunne starte, stoppe og redigere en registrering uden forbindelse, og vise dig hvad der endnu ikke er sendt afsted. Kan vi ikke det i din test, så er det os, der falder på kriteriet.

Hvad en offline-timer skal kunne, trin for trin

Kravene er ikke store, men de skal holde hele vejen. Prøv dem i den rækkefølge, en almindelig arbejdsdag kommer i:

1. Start uden opslag. Timeren skal starte med det samme, også når appen ikke kan hente projektlisten. Det betyder, at projekter, opgaver og kunder skal ligge lokalt på enheden fra sidste synkronisering.
2. Stop og skift. En montør skifter fra én lejlighed til den næste. Stop, vælg nyt projekt, start. Uden ventetid og uden fejlbesked.
3. Ret bagefter. Man glemmer at stoppe. Så skal sluttiden kunne rettes til 14:40 offline, og noten skrives, mens man husker hvad der blev lavet.
4. Opret manuelt. Tre timer på kampagnemateriale i går skal kunne tastes ind i toget i dag, uden forbindelse.
5. Vis status. Skærmen skal sige, hvor mange registreringer der venter på at blive sendt. Ikke et lille ikon, men et tal du kan se.
6. Overlev en genstart. Luk appen, genstart telefonen, tag den frem i morgen. De ventende timer skal stadig være der. Det er her de fleste løsninger fejler i praksis.
7. Send selv. Når signalet kommer tilbage, skal det ske uden at nogen trykker på noget.

Test punkt 6 med flytilstand og en hård genstart, før du beslutter noget. Og se på, om timerne derefter kan gå direkte videre til fakturering uden manuel oprydning.

Synkronisering uden dobbelte timer

Offline-registrering er den nemme halvdel. Den svære halvdel er, hvad der sker, når forbindelsen kommer tilbage.

Tre ting går typisk galt. Den samme post uploades to gange, fordi appen prøvede igen efter et timeout, og serveren ikke kunne se, at det var samme post. En timer, der løber over midnat, lander enten som fire timer på tirsdag eller som to plus to fordelt på to dage — og du skal vide hvilken, før månedsopgørelsen. Og en post, der blev rettet i browseren, mens telefonen var offline, bliver overskrevet af den gamle version fra telefonen, uden at nogen får besked.

Derfor er bekræftet synkronisering vigtigere end hurtig synkronisering. Hver post bør have en synlig tilstand: gemt lokalt, sendt, bekræftet. Ikke et flueben, der dukker op med det samme, fordi appen antager, at det gik godt. Ved konflikt skal du se begge versioner og vælge, ikke opdage tabet en uge senere.

I et team ganges det op. Fem montører med hver to uploads i kø er ti steder, en dobbelt post kan skjule sig. Hvordan timerne samles på tværs af et team afgør, om nogen faktisk opdager det.

Prisen for timer genskabt fra hukommelsen

Timer, der skrives fredag kl. 15 ud fra hukommelsen, er ikke registrering. Det er et skøn. Skønnet er næsten altid lavere end virkeligheden, fordi de små stykker forsvinder først: telefonopkaldet i bilen, de tyve minutter med at finde en tegning, turen tilbage efter en manglende del. En konsulent, der reelt lagde 7,5 time på tre sager, skriver 6 og fordeler dem skævt.

Det rammer to steder. Fakturaen bliver mindre, end arbejdet var, og den bliver sværere at forsvare, hvis kunden spørger. En specifikation med runde tal og ens beskrivelser hver dag ser gættet ud, fordi den er det. Sådan holder du timerne fakturerbare uden oprydning bagefter handler i praksis om, at posten bliver skrevet, mens arbejdet sker.

Det andet sted er dokumentationen. Reglerne om arbejdstid forudsætter et retvisende billede af, hvornår der blev arbejdet — ikke et rekonstrueret. Hvad loven faktisk kræver af registreringen er værd at læse, før man beslutter, at manglende signal er de ansattes eget problem. Kravet trådte i kraft den 1. juli 2024, og loven pålægger arbejdsgiveren at opbevare registreringerne i 5 år efter udløbet af den periode, der ligger til grund for beregningen af den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid (LOV nr. 89 af 30/01/2024, § 4 b).

Hvor Klokly ikke passer

Offline-registrering løser ét problem. Der er flere, vi ikke løser.

• Ingen permanent gratis plan. Du får 14 dage uden betalingskort, og derefter koster det. Skal du have et værktøj, der er gratis for altid til to personer, er vi det forkerte valg. Vi har skrevet det ud i hvad "gratis" betyder hos os.
• Ingen integration til e-conomic, Dinero eller Billy. Timerne kommer ud som CSV, og nogen skal flytte dem videre. Fungerer fint for de fleste, men det er manuelt arbejde.
• Ingen sagsstyring. Skal materialer, kørsel og timer ligge på samme sag, mangler vi halvdelen af det.
• Ingen dokumentation af fysisk fremmøde. Vi registrerer arbejdstid, ikke hvem der er på pladsen.
• Prisen er i dollar. Beløbet på fakturaen svinger med kursen.

Hvis to eller flere af de fem punkter rammer dig, så se på danske leverandører som Intempus, Tidsmester eller TimeLog i stedet. Vi gengiver ikke deres priser eller funktioner her — tjek dem selv, og spørg dem præcis det samme om offline-drift, som vi har svaret på ovenfor.

Hvad du selv skal tjekke hos leverandøren

Spørgsmålene nedenfor kan besvares med ja eller nej. Bed om skriftlige svar, ikke om et salgsmøde.

1. Kan en medarbejder starte og stoppe en timer helt uden forbindelse — eller kun se allerede hentede data?
2. Hvor længe holder appen offline? En time, en arbejdsdag, en uge i en kælder?
3. Hvad sker der, hvis telefonen genstarter, mens en timer kører offline?
4. Hvad sker der ved konflikt: to registreringer på samme tidsrum, eller en projektændring foretaget på kontoret imens?
5. Ser medarbejderen, at noget ikke er synkroniseret — og hvordan?
6. Gælder offline-drift både mobil og browser, eller kun mobilappen?

Svarene findes tre steder. Leverandørens egen dokumentation, hvor du søger på "offline" og "sync". App Store og Google Play, hvor anmeldelser fra det seneste halve år ofte nævner tabte registreringer. Og en prøveperiode, hvor du selv slår flytilstand til i to dage med rigtige opgaver.

Test det med den medarbejder, der har værst dækning, ikke med bogholderen på kontoret. Og gentag spørgsmålene til os. Vi har svaret ovenfor, men tjek det i praksis, før du binder et team til det. Se også tidsregistrering til teams.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad betyder det, at tidsregistrering virker offline?

Offline tidsregistrering betyder, at du kan starte, stoppe, rette og oprette en registrering uden forbindelse, og at posten ligger sikkert på enheden indtil signalet kommer tilbage. Det kræver, at projekter, opgaver og kunder er hentet lokalt ved sidste synkronisering, så timeren kan starte uden opslag på en server. Det kræver også, at de ventende poster overlever, at appen lukkes og telefonen genstartes, og at de sendes af sig selv bagefter. En løsning, der kun kan vise data, du allerede har hentet, men ikke skrive nye, er ikke offline-registrering. Klokly sælger et tidsregistreringsværktøj og tjener penge, hvis du vælger os, så test kravene på os i stedet for at tage vores ord for dem.

Kan en timer køre videre, hvis internettet forsvinder midt i en opgave?

Ja, hvis appen holder timerens tilstand lokalt på enheden og ikke på en server. Mange værktøjer sender en anmodning ved hvert tryk på start og stop, og så sker der ingenting, når der ikke er noget at nå — eller det ser ud som om det virkede, indtil siden genindlæses. Den hårde test er ikke selve netudfaldet, men en genstart: slå flytilstand til, start en timer, genstart telefonen og se, om timeren og de ventende poster stadig er der i morgen. Det er punktet, hvor de fleste løsninger fejler i praksis, og det gælder også Klokly, hvis vi ikke består det i din test.

Hvad sker der med en timer, der starter før midnat og stopper efter?

En timer over midnat lander typisk enten som én lang post på startdagen eller som to poster fordelt på hver sin dag, og du skal vide hvilken model dit værktøj bruger, før du laver månedsopgørelse eller faktura. Fire timer fra kl. 22 til kl. 02 kan altså optræde som fire timer på tirsdag eller som to plus to på tirsdag og onsdag. Forskellen betyder noget for aftentillæg, ugeopgørelser og for om timerne kan faktureres uden manuel oprydning. Spørg leverandøren skriftligt, og prøv det selv med en rigtig registrering i en prøveperiode.

Bliver der oprettet dobbelte timer, når enheden synkroniserer igen?

Det kan ske, og det er en af de tre klassiske fejl ved synkronisering. Appen får timeout under upload, prøver igen, og serveren kan ikke se, at det er den samme post — så ligger den der to gange. Beskyttelsen er, at hver post har en fast identitet fra den blev oprettet offline, og at du kan se en bekræftet tilstand og ikke bare et flueben, der dukker op, fordi appen antager, det gik godt. I et team ganges risikoen op: fem montører med to uploads i kø hver er ti steder, en dubletpost kan skjule sig, så kontrollér det på en rigtig arbejdsuge, ikke på én telefon.

Hvordan ser jeg, om mine offline-timer faktisk er gemt på serveren?

Du skal kunne se en tilstand per post: gemt lokalt, sendt, bekræftet. Et lille ikon er ikke nok — skærmen bør vise et tal for, hvor mange registreringer der stadig venter på at blive sendt, så en medarbejder i en kælder kan se det uden at lede. Bekræftet synkronisering er vigtigere end hurtig synkronisering, fordi et flueben, der vises med det samme, kun betyder, at appen tror, det gik godt. Ved konflikt bør du se begge versioner og vælge, i stedet for at opdage tabet en uge senere.

Er offline-tidsregistrering nok til at opfylde det danske lovkrav?

Nej. Offline-drift hjælper med at gøre registreringen retvisende, fordi timerne skrives, mens arbejdet sker, i stedet for at blive rekonstrueret fredag kl. 15 ud fra kalender og hukommelse. Men lovkravet handler også om, at arbejdstiden faktisk registreres for alle ansatte, kan opbevares og fremvises, og at medarbejderen har adgang til sine egne data. Klokly registrerer arbejdstid og virker uden forbindelse, men vi dokumenterer ikke fysisk fremmøde på en plads, og vi har ingen sagsstyring med materialer og kørsel — har du brug for det, er danske leverandører som Intempus, Tidsmester eller TimeLog værd at se på. Dette er ikke juridisk rådgivning; tjek de gældende regler eller spørg en rådgiver.

Flere guides