Tidsregistrering uden cookies – simpelt, privat og uden bullshit

Cookiebanneret er kun symptomet

Cookiebanneret er det eneste sted, hvor du får noget at vide. Du klikker "kun nødvendige", føler dig lidt bedre, og går videre til arbejdet. Men det banner handler om tredjeparts sporing på en hjemmeside. Det siger intet om, hvad selve værktøjet gør, når du er logget ind.

Det er der, det interessante sker. Et tidsregistreringsværktøj kan tage skærmbilleder hvert tiende minut. Det kan måle aktivitet på tastatur og mus og kalde det "produktivitet". Det kan hente GPS-position, når en medarbejder starter en opgave. Det kan gemme en liste over hvilke programmer, der var åbne. Ingen af de ting kræver en cookie, og ingen af dem står i bannerteksten.

Så spørgsmålet er ikke, om leverandøren sætter cookies. Spørgsmålet er, hvor mange datapunkter systemet indsamler om en person i løbet af en arbejdsdag, og hvem der kan se dem bagefter. Det svar findes i databehandleraftalen og i produktdokumentationen — ikke i pop-uppen. Vi har skrevet mere om den juridiske side i guiden til GDPR og tidsregistrering.

Overvågningsmodellen er et valg, ikke en standard

Der findes en hel produktkategori, hvor tidsregistrering er pakket sammen med noget andet: GPS-position på medarbejderen, automatiske skærmbilleder, aktivitetsmåling i procent, log over hvilke programmer der var åbne. Sælges det som ét produkt, ser det ud som om det hører sammen. Det gør det ikke. At vide at Mette brugte fem timer på en tilbudsberegning kræver ikke, at nogen ved hvor hun sad.

Danske leverandører som Intempus, TimeLog og Tidsmester ligger forskellige steder på den skala, og hver af dem har grupper af kunder hvor mere data faktisk er hele pointen — et sjak på en byggeplads, hvor kørsel og fremmøde skal dokumenteres, har brug for noget andet end et bureau med otte ansatte. Jeg gengiver ikke deres funktionslister her. De ændrer sig, og en forældet påstand er værre end ingen påstand. Læs deres egen dokumentation og deres databehandleraftale, og se hvad der står om lokation, skærmoptagelse og hvem der har adgang til rådata.

Pointen er ikke, at overvågning er ulovligt. Pointen er, at det er et designvalg, som nogen har truffet — og som du overtager, hvis du ikke lægger mærke til det. Vi har skrevet om hvorfor tidsregistrering uden GPS faktisk virker for de fleste kontorteams.

Hvad "uden cookies" betyder — og hvad det ikke betyder

Lad os være præcise, for "uden cookies" bliver brugt som et markedsføringsord, og det fortjener det ikke.

Et værktøj, du logger ind på, skal huske, at du er logget ind. Det kræver noget lagret i din browser — en session-cookie eller en nøgle i localStorage. Den type er strengt nødvendig for, at tjenesten fungerer, og den kræver ikke samtykke efter cookiereglerne. Derfor er der ikke noget banner. Ikke fordi der ingen teknologi er, men fordi der ikke er noget at spørge om.

Det, der kræver samtykke, er alt det andet: analytics fra tredjepart, annoncepixels, session replay, heatmaps, sporing på tværs af sites. Det er dem, banneret handler om. Klokly har dem ikke, og det er hele forklaringen på det manglende banner.

Hvad "uden cookies" så ikke betyder: at der ikke findes data om dig. Der gør der. Navn, e-mail, hvilke opgaver du har registreret timer på, hvornår posteringen blev oprettet, og IP-adresser i tekniske logs. Det er personoplysninger, og de er omfattet af GDPR uanset hvor få cookies vi har.

Det betyder også, at du fortsat skal have en databehandleraftale, styr på hvor data ligger, og en slettepolitik. Ingen udbyder kan love dig GDPR-frihed. Vi har gennemgået kravene i GDPR og tidsregistrering — læs den, før du underskriver noget, også hos os.

Færre datapunkter giver de samme svar

Prøv at skrive ned, hvad du faktisk skal svare på hver måned. Listen bliver kort:

• Hvor mange timer skal kunden faktureres for, og på hvilke opgaver?
• Hvilke projekter kostede mere, end de gav?
• Er nogen på vej mod 55 timers uge?
• Hvad har vi kapacitet til at sige ja til i november?

Alle fire kan besvares med en linje per opgave: hvem, hvilket projekt, hvor mange timer, hvilken dag. En designer, der registrerer tre timer på kampagnegrafik til Falk & Co, giver dig nok til fakturaen, nok til at se at projektet er 40 timer over estimat, og nok til at se, at hun har 31 timer bogført i denne uge.

Skærmbilleder, tastetryk pr. minut og GPS-punkter tilføjer intet til de fire spørgsmål. De tilføjer noget andet: en mistanke, du nu skal håndtere, og en datamængde, du skal slette igen. Vi har skrevet mere om, hvorfor tidsregistrering uden GPS og overvågning virker i praksis.

Det er værd at være ærlig om prisen for den nøjsomhed: har du brug for dokumenteret fysisk fremmøde på en byggeplads, kan fire felter ikke levere det. Så skal du et andet sted hen.

En helt almindelig onsdag i et lille team

Et bureau med fem ansatte. Onsdag morgen starter en designer en post på kampagnematerialet til en kunde og lader den løbe. Tre timer og tyve minutter senere stopper hun den, skriver "nye keyvisuals, runde 2" og går til frokost.

Eftermiddagen bliver hakket op: fyrre minutter på et statusmøde, halvanden time på rettelser til en anden kunde, tyve minutter på noget internt, der ikke skal faktureres. Fire poster i alt. Ingen af dem tog mere end tolv sekunder at oprette.

Projektlederen åbner oversigten torsdag formiddag. Han kan se, at kampagnen nu har brugt 38 af de 40 estimerede timer, og at der stadig mangler en runde. Den samtale med kunden tager han samme dag i stedet for om tre uger.

Det er hele arbejdsgangen. Der er ingen skærmbilleder at gennemgå, ingen aktivitetsscore at forklare, ingen GPS-log at forholde sig til. Projektlederen ved, hvad opgaven kostede. Han ved ikke, hvor designeren sad, eller hvor længe hun holdt pause. Det andet er ikke nødvendigt for at træffe beslutningen.

Hvornår du skal vælge noget andet end Klokly

Der er flere tilfælde, hvor du ikke skal vælge os.

• Du skal have timerne direkte ind i e-conomic, Dinero eller Billy. Vi har ingen integration. Du får timerne ud som CSV og skal selv ind i bogholderiet. Skal det ske automatisk hver måned, så kig på danske systemer som TimeLog eller Tidsmester og læs deres egen dokumentation for, hvad integrationen faktisk dækker — den slags ændrer sig.
• Du skal dokumentere fysisk fremmøde. Vi registrerer ikke, hvor nogen står. Har du krav om det på byggepladser eller i vagtplaner, er Intempus bygget til den opgave, og vi er ikke.
• Du skal have sagsstyring med materialer og kørsel. Vi tæller timer. Vi lægger ikke søm, kilometer og udkald på en sag.
• Du skal have noget permanent gratis. Vi har 14 dages prøveperiode uden betalingskort, og derefter koster det penge. Er budgettet nul kroner, så læs om de gratis muligheder i stedet.
• Prisen skal være i kroner. Vores er i dollar. Kursen svinger, og det skal du kunne leve med.

Er to eller flere af punkterne relevante for dig, så brug tiden på en bredere sammenligning frem for en prøveperiode hos os.

Fem spørgsmål, du selv skal stille leverandøren

Spørg, og bed om svaret skriftligt. Dokumentation og databehandleraftale er de to steder, hvor svaret er bindende — ikke salgssiden.

1. Hvilke datapunkter gemmer I ud over start, stop og opgave? Kig i databehandleraftalens bilag over kategorier af personoplysninger, ikke i marketingteksten.
2. Kan overvågningsfunktioner slås fra, og kan de slås til igen af en administrator uden at medarbejderen ved det? Bed om et skærmbillede af indstillingen.
3. Hvor ligger data, og hvilke underdatabehandlere bruger I? Listen skal være offentlig og dateret. Ændrer den sig, skal I varsles.
4. Hvor længe gemmer I data, og hvordan sletter jeg et gammelt projekt helt? Sletning på anmodning er ikke det samme som automatisk sletning.
5. Hvad koster det om et år, og i hvilken valuta? Priser og plangrænser flytter sig hos alle — også hos Intempus, TimeLog og Tidsmester. Tjek deres egne prissider den dag du beslutter.

Samme fem spørgsmål til os: vi gemmer tid, opgave og bruger. Der er ingen GPS eller skærmovervågning at slå fra. Data ligger i EU, listen over underdatabehandlere er offentlig, projekter kan slettes permanent, og prisen er i dollar. Mere om kravene i GDPR og tidsregistrering.

Ofte stillede spørgsmål

Kan man lave tidsregistrering uden cookies?

Ja, men med en præcisering: et værktøj du logger ind på skal huske, at du er logget ind, og det kræver enten en session-cookie eller en nøgle i browserens localStorage. Den type er strengt nødvendig for driften og kræver ikke samtykke efter cookiereglerne. Det, man kan undgå helt, er tredjeparts analytics, annoncepixels, session replay og heatmaps. Klokly, som er vores eget produkt og noget vi tjener penge på, bruger ingen af de sidste — derfor er der ingen banner, men der er stadig en session i din browser.

Er tidsregistrering uden cookies det samme som GDPR-sikkert?

Nej. Et system uden tredjepartscookies behandler stadig personoplysninger: navn, e-mail, hvilke opgaver der er registreret timer på, hvornår posteringen blev oprettet, og IP-adresser i tekniske logs. Det betyder, at du fortsat skal have en databehandleraftale, vide hvor data ligger, kende underdatabehandlerne og have en slettepolitik. Ingen leverandør kan love dig GDPR-frihed, og det gælder også Klokly, som vi selv sælger.

Skal et tidsregistreringssystem have et cookiebanner?

Kun hvis systemet bruger noget ud over det strengt nødvendige — typisk tredjeparts analytics, annoncepixels, session replay eller sporing på tværs af sites. Login-sessionen alene udløser ikke krav om samtykke. Vigtigt: et manglende banner siger intet om, hvad værktøjet gør, når du er logget ind. Skærmbilleder, aktivitetsmåling og GPS-position kræver ingen cookie, så det svar findes i produktdokumentationen og databehandleraftalen, ikke i pop-uppen.

Hvilke oplysninger må min arbejdsgiver registrere om min arbejdstid?

Din arbejdsgiver må registrere det, der er nødvendigt og sagligt begrundet — i praksis hvem der har arbejdet, hvornår, hvor længe og på hvilken opgave. Mere indgribende data som GPS-position, automatiske skærmbilleder eller aktivitetsscore kræver en selvstændig begrundelse, skal stå i mål med formålet, og du skal oplyses om det. Du har ret til at få oplyst, hvilke kategorier af personoplysninger der behandles; bed om databehandleraftalens bilag og arbejdsgiverens egen oplysning, ikke om salgsmaterialet. Er du i tvivl om lovligheden i dit konkrete tilfælde, er det et spørgsmål til en jurist eller din tillidsrepræsentant.

Kan man opfylde tidsregistreringsloven uden GPS og screenshots?

Ja, for de fleste kontorteams. Kravet handler om at kunne dokumentere den daglige arbejdstid, og det kan en linje per opgave klare: hvem, hvilket projekt, hvor mange timer, hvilken dag. En designer, der bogfører tre timer og tyve minutter på kampagnegrafik, giver både grundlag for fakturaen og for at se, om nogen nærmer sig 55 timer på en uge. Undtagelsen er, hvis du skal dokumentere fysisk fremmøde, for eksempel på en byggeplads — det kan et system uden lokationsdata ikke levere, og Klokly kan det heller ikke.

Hvad koster Klokly, og er der en gratis plan?

Klokly koster fra omkring 2 dollar pr. bruger pr. måned efter 14 dages prøveperiode, hvor der ikke skal indtastes betalingskort. Der er ingen permanent gratis plan — er budgettet nul kroner, skal du kigge på andre værktøjer. Prisen er i dollar, ikke kroner, så kursen svinger, og det skal du kunne leve med. Vi laver og sælger Klokly, så vi tjener penge, hvis du vælger os; tjek altid den aktuelle pris på prissiden den dag du beslutter.