Hvem ser teamets timer — Klokly eller TimeLog?

Kort svar: hvem bør kunne se hvad

Den sunde regel er kort: den enkelte ser sine egne timer i detaljer, projektlederen ser projektets timer samlet, og ledelsen ser tal på afdelings- eller kundeniveau. Ingen har brug for at læse en kollegas dag time for time, medmindre der er en konkret grund til det.

Det betyder i praksis, at en designer skal kunne se, at hun bogførte tre timer på kampagnegrafik i tirsdags, og rette det, hvis hun skrev forkert. Hendes projektleder skal kunne se, at kampagnen har brugt 41 af 60 timer. Direktøren skal kunne se, at kunden er faktureret for 38.

Både TimeLog og Klokly kan indstilles til noget, der ligner det. Forskellen er, hvor let det er at komme galt afsted. Jo flere rettighedsniveauer et system har, jo flere måder er der at give for meget adgang ved et uheld. Læs mere i tidsregistrering for teams.

Tre roller, tre legitime behov

Diskussionen om adgang bliver nemmere, når man holder op med at tale om "ledelsen" som én ting. Der er typisk tre roller, og de har hver sit legitime behov.

Medarbejderen skal kunne se sine egne timer, rette en fejl fra i tirsdags og vide, hvad der er sendt videre. Det er ikke en ekstra funktion, det er en forudsætning for, at tallene bliver rigtige. En designer, der har ført tre timer på kampagnemateriale, skal kunne flytte dem til den rigtige opgave uden at bede om hjælp.

Projektlederen skal se timer på sit eget projekt — alle deltagere, fordelt på opgaver. Behovet er budget mod forbrug, ikke hvem der mødte ind hvornår. Projektlederen har sjældent brug for at se den samme persons timer på tre andre projekter.

Administrationen skal se på tværs, fordi der skal faktureres og lønnes. Det er den bredeste adgang, og det er også den, der er lettest at begrunde og lettest at give for mange.

De tre behov overlapper mindre, end de fleste opsætninger antager. Når en projektleder får fuld læseadgang til alle brugere, sker det oftest ikke af nødvendighed, men fordi rollen i systemet var den nemmeste at vælge. Se tillidsbaseret tidsapp versus overvågning for hvor grænsen normalt bør ligge.

Otte spørgsmål, begge systemer skal svare på

Stil de samme otte spørgsmål til begge leverandører. Skriv svarene ned, så du kan sammenligne dem bagefter.

1. Kan en almindelig medarbejder se andres timer, og kan det slås fra?
2. Hvad ser en projektleder præcist — summer pr. opgave, eller navngivne linjer pr. person?
3. Findes der en rolle mellem "kun sig selv" og "ser alt"?
4. Kan en administrator rette en andens registrering, og efterlader rettelsen et spor?
5. Hvem kan eksportere hele historikken, og logges eksporten?
6. Hvad sker der med en persons timer, når vedkommende stopper?
7. Kan man se, hvornår på døgnet en registrering blev oprettet?
8. Hvor lang tid tager det at fjerne en adgang, du fortryder?

Vi kan ikke svare på TimeLogs vegne. De er en moden dansk platform bygget til projektorganisationer med mange lag, og deres rolleopsætning er tilsvarende detaljeret — men det konkrete indhold ændrer sig, og du bør få det bekræftet af dem direkte, helst i en testkonto.

Klokly svarer sådan: medarbejdere ser som udgangspunkt kun egne timer. Projektledere ser timer pr. projekt, og du vælger om navne følger med. Rettelser i andres registreringer logges. Eksport er administratorrettighed. Der er ingen rolle med to hundrede indstillinger — det er en styrke, hvis du vil overskue adgangen, og en begrænsning, hvis du har brug for finkornet opdeling pr. afdeling.

Her er TimeLog det rigtige valg

Der er situationer, hvor vores svar er for groft, og hvor du skal vælge det andet system.

• Du har mange afdelinger med hver sin projektchef. Når en afdelingsleder må se timer for sine egne fyrre medarbejdere, men ikke for de tre hundrede andre, har du brug for adgangsstyring pr. organisatorisk enhed. Det er den type opdeling et modent dansk projektsystem som TimeLog er bygget til at håndtere. Klokly kan det ikke i den detaljegrad.
• Timerne skal videre til e-conomic, Dinero eller Billy uden manuelt arbejde. Klokly leverer CSV. Hvis din bogholder ikke vil røre en fil igen, er det et reelt argument mod os.
• Du sælger på fastpris og skal følge forbrug mod budget pr. fase. Estimater, faser, restbudget og indtægtsføring hører sammen i et projektøkonomisystem. Klokly viser timer pr. projekt og pr. person, ikke en resultatopgørelse.
• Du har sager med materialer, kørsel og udlæg. Vi dokumenterer timer. Ikke kilometer og indkøb.
• Du skal kunne dokumentere over for en revisor eller en faglig organisation, hvem der ændrede hvad, hvornår, i et flerårigt spor. Klokly logger rettelser, men vi er ikke et arkivsystem.

Hvad der faktisk er inkluderet hvornår, og til hvilken pris, skal du tjekke hos TimeLog selv. Det ændrer sig, og vi gengiver det ikke som fakta. Bed dem konkret om at vise adgangsopsætningen i et testmiljø med jeres egen struktur — ikke en demo med tre brugere. Læs også projektbaseret tidsregistrering, hvis fastpris er kernen i din forretning.

Her er Klokly det rigtige valg

Klokly passer, når holdet er lille nok til at kende hinanden, og adgangsspørgsmålet skal kunne besvares på et minut. Der er to roller: medlem og administrator. Et medlem ser sine egne timer. En administrator ser alles. Der er ikke et tredje lag, hvor en teamleder får halv indsigt i en anden afdeling. Det er en begrænsning, og det er også pointen — ingen kan komme i tvivl om, hvem der kigger med.

Konkret: en designer logger tre timer på kampagnemateriale. Hun ser sine egne tre timer og det projekt, de hører til. Hun ser ikke, hvad udvikleren ved siden af har brugt sin dag på. Administratoren ser begge dele, og det står i opsætningen, ikke i en aftale mellem kolleger.

Klokly registrerer heller ikke andet end det, folk selv skriver ind. Ingen skærmbilleder, ingen tastaturaktivitet, ingen placering. Det gør samtalen med tillidsrepræsentanten kortere, og det gør GDPR-dokumentationen mindre.

Vælg Klokly, hvis I er 3–40 personer, fakturerer timer eller følger budgetter på projekter, og hellere vil have fem felter alle udfylder end tredive ingen rører. Se tidsregistrering for teams for opsætningen.

Fem ting Klokly ikke løser

Fem konkrete mangler. Ingen af dem er på vej i næste kvartal, og vi skriver dem ned, så du kan diskvalificere os hurtigt.

1. Ingen permanent gratis plan. Der er 14 dages prøveperiode uden betalingskort. Skal I køre gratis i det uendelige for to freelancere, er Klokly forkert.
2. Ingen integration til e-conomic, Dinero eller Billy. Timerne kommer ud som CSV. Bogholderen skal importere eller taste. Det tager tid hver måned, og det er tid, I ikke får igen.
3. Ingen sagsstyring. Materialer, kørsel, timepriser pr. medarbejder på tværs af sagstyper — det ligger ikke i Klokly. Kører I entreprise eller installation, hvor timer kun er en tredjedel af fakturaen, mangler I to tredjedele.
4. Ingen dokumentation af fysisk fremmøde. Klokly registrerer arbejde på opgaver, ikke hvornår nogen kom ind ad døren. Har I en arbejdstidsregel, der kræver mødetid, skal den løses et andet sted.
5. Prisen er i dollar. Kursen svinger, og beløbet på kontoudtoget er ikke det samme hver måned.

Beslutningen på to linjer

Vælg TimeLog, hvis timerne skal ende i en faktura sammen med materialer og kørsel, hvis I er mange nok til at have en projektøkonomi-funktion, og hvis I har brug for at en projektleder kan se en navngiven medarbejders forbrug på en opgave og handle på det.

Vælg Klokly, hvis I er et team på 5-40, hvor de fleste skal kunne se deres eget, en håndfuld skal kunne se totaler pr. projekt, og ingen har brug for at kigge ned i en kollegas dag time for time.

Er I i tvivl, er det ikke et prisspørgsmål. Det er et spørgsmål om, hvor detaljeret ledelsen faktisk skal kunne se ned. Skriv svaret ned, før I ser en demo — se tillid versus overvågning.

Tjek adgangen selv på tyve minutter

Lav testen i begge systemer, i samme rækkefølge, med et rigtigt menneske i hver rolle. Tyve minutter er nok.

1. Opret tre brugere: en medarbejder, en projektleder og en administrator.
2. Registrer to timer på et projekt som medarbejder. Skriv en note, der er lidt for personlig — noget I ikke ville vise hele huset.
3. Log ind som projektleder. Kan du se noten? Kan du se medarbejderens timer på andre projekter, som du ikke er leder for?
4. Log ind som administrator. Kan du redigere andres timer? Står det nogen steder, at du gjorde det?
5. Sæt medarbejderen inaktiv. Forsvinder timerne fra rapporterne, eller bliver de liggende under det gamle navn?
6. Træk en eksport. Se hvilke personhenførbare felter der følger med ud af huset.

Skriv de seks svar ned side om side. Uenigheden i mødelokalet handler næsten altid om punkt 3 og punkt 6. Har I brug for baggrunden først, så læs GDPR og tidsregistrering og administration af brugerlicenser.

I'll search for verifiable Danish sources on access rights and logging. Good — one solid fact. Now a second, different one. Arbejdsgiveren skal opbevare de registrerede arbejdstidsoplysninger i 5 år efter udløbet af den periode, der ligger til grund for beregningen af den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid (Bird & Bird om de danske regler). Adgangen til historikken er derfor ikke et spørgsmål om denne måned, men om hvem der kan læse fem års registreringer.

Grænsen, tallene skal dokumentere, er 48 timer i gennemsnit pr. uge målt over 4 måneder, og overskrides den, kan medarbejderen kræve en godtgørelse på 25.000 kr. (Overlægeforeningen om 48-timersreglen). Det er summen pr. person over tid, en leder skal kunne se — ikke den enkelte dags linjer.

Ofte stillede spørgsmål

Hvem må se mine timer på arbejdet?

Din arbejdsgiver må se de timer, der er nødvendige for løn, fakturering og projektstyring — ikke mere end det. Den sunde opdeling er, at du selv ser dine egne timer i detaljer, projektlederen ser projektets timer samlet, og administrationen ser på tværs, fordi der skal faktureres. En kollega uden en konkret opgave i projektet har ikke brug for at se din dag time for time. Hvem der faktisk kan se hvad, afhænger af opsætningen i jeres system, så bed om at få rollerne vist i praksis frem for beskrevet i en salgstekst.

Kan min chef se, hvad jeg laver minut for minut i et tidsregistreringssystem?

En chef kan kun se det, systemet er sat op til at registrere — og i mange systemer er det kun de linjer, medarbejderen selv skriver ind. Nogle værktøjer kan derudover logge skærmbilleder, tastaturaktivitet eller placering, og der bliver minut-for-minut-indsigt teknisk mulig. Klokly, som er produktet vi selv sælger, registrerer ikke andet end det, folk selv taster: opgave, projekt, varighed og note. Administratorer kan se alle registreringer, men der er ingen aktivitetsovervågning at slå til.

Skal kunder have adgang til teamets tidsregistrering?

Kunder skal normalt ikke have adgang til selve tidsregistreringen, men til en rapport eller en faktura der viser forbrug pr. opgave. Forskellen er vigtig: en rapport viser, at kampagnen har brugt 41 af 60 timer, mens rå adgang også viser navne, noter og tidspunkter, som kunden ikke har et sagligt behov for. Hvis en kunde kræver mere indsigt, så aftal på forhånd hvilke felter der følger med, og hold noterne fri for personlige bemærkninger. I Klokly deles timer med kunder som eksport eller rapport, ikke som en brugerkonto i systemet.

Hvad kræver GDPR, når en leder ser andres timer?

GDPR kræver, at adgangen har et sagligt formål, at der kun vises de oplysninger formålet kræver, og at medarbejderne er informeret om det. En projektleder, der skal styre budget, har behov for timer pr. opgave — ikke nødvendigvis for at se hvornår på døgnet kollegaen registrerede dem. I praksis betyder det, at I skal kunne skrive ned, hvem der ser hvad og hvorfor, og at rettelser i andres registreringer bør efterlade et spor. Jo færre personhenførbare felter systemet gemmer, jo kortere bliver den dokumentation — det er en af grundene til, at Klokly ikke registrerer skærmaktivitet eller placering.

Kan man rette sine egne timer, efter de er registreret?

Ja, i de fleste tidsregistreringssystemer kan man rette sine egne timer, og det bør man kunne. En designer, der har ført tre timer på kampagnegrafik under den forkerte opgave, skal kunne flytte dem uden at bede en administrator om hjælp — ellers bliver tallene forkerte. Det interessante spørgsmål er, hvad der sker, når en anden retter dine timer: bliver det logget, og kan du se det. I Klokly kan medlemmer rette egne registreringer, og rettelser i andres registreringer bliver logget.

Hvornår er TimeLog et bedre valg end Klokly?

TimeLog er det bedre valg, hvis I har mange afdelinger med hver sin projektchef og skal styre adgang pr. organisatorisk enhed, hvis timerne skal videre til et dansk bogholderisystem uden manuelt arbejde, eller hvis fastprisprojekter kræver estimater, faser og restbudget i samme system. Klokly, som vi selv sælger og tjener penge på, har to roller — medlem og administrator — ingen regnskabsintegrationer og ingen sagsstyring med materialer og kørsel. Vi gengiver ikke TimeLogs priser eller funktionsliste som fakta, fordi den slags ændrer sig; bed dem vise adgangsopsætningen i et testmiljø med jeres egen struktur. Klokly passer bedst til teams på 3-40 personer, hvor det skal kunne besvares på et minut, hvem der kan se hvad.

Flere sammenligninger